Im Großbetrieb läuft die Rechnungserstellung zuverlässig über die Buchhaltung, doch in kleinen Unternehmen sind oft nur ein oder zwei Personen damit beschäftigt. Je weniger Menschen sich ums Rechnungen schreiben kümmern, desto herausfordernder wird es. Trotzdem darf in diesem sensiblen Bereich nichts schiefgehen, weder bei Rechnungen in Richtung der Kundschaft noch bei Lohnabrechnungen innerhalb der Belegschaft. Wir verraten, wie es Selbstständigen und KMUs einfacher wird.
Auf verpflichtende E-Rechnung umsteigen
Das Rechnungswesen wird zunehmend digitalisiert und für Unternehmen steckt dahinter keine Freiwilligkeit mehr, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Stück für Stück sind alle Unternehmen betroffen und müssen elektronische Rechnungen schreiben und empfangen.
Seitdem die stufenweise Einführung begonnen hat, müssen Betriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen in den Formaten Factur-X oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. PDF-Dateien per Mail reichen für die neuen Standards im B2B-Sektor nicht mehr aus. Auch in Baden-Württemberg ist die E-Rechnungsverordnung klar und gilt auch für die Behörden und öffentlichen Einrichtungen.
Um den Umstieg zu schaffen, ist eine moderne Rechnungssoftware optimal, denn sie generiert diese Formate automatisch und übermittelt sie fehlerfrei. Diese Anwendungen nehmen den Verantwortlichen die Tipparbeit ab und sorgen dafür, dass jeder Datenstrom den aktuellen gesetzlichen Grundsätzen zur Buchführung entspricht.
Die automatisierte Erstellung reduziert außerdem die Fehlerquote, wenn es um die Eingabe von Rechnungsbeträgen oder Steuersätzen geht. Ganz nebenbei sorgt der elektronische Versand für einen schnelleren Zahlungsablauf, denn die Dokumente landen direkt im System des Kunden.
Aufgabe an ein oder zwei feste Personen delegieren
In inhabergeführten Handwerksbetrieben oder kleinen Dienstleistungsunternehmen in Baden-Württemberg wird die Buchhaltung oft nebenbei am Feierabend erledigt.
Schreibt jeder im Betrieb mal eine Rechnung, geht schnell der Überblick verloren und offene Posten bleiben unbemerkt. Das Chaos ist vorprogrammiert, wenn keine klare Struktur herrscht.
Die Lösung liegt in einer strikten Zuweisung der Verantwortlichkeiten an maximal zwei feste Personen im Team. Wenn eine klare Zuständigkeit definiert ist, laufen alle Auftragsdaten, Stundennachweise und Materiallisten an einem zentralen Punkt zusammen. In Baden-Württemberg gibt es rund 500.000 KMU, nirgendwo sonst ist der Mittelstand so stark. Umso wichtiger ist es, die Regeln umzusetzen und den Betrieb zu entlasten.
Diese Person behält den Status aller Ausgangsrechnungen im Blick, verbucht Zahlungseingänge und kann bei Zahlungsverzug zeitnah reagieren. Auch das Thema Lohnabrechnung für die Angestellten lässt sich so diskret und fehlerfrei abwickeln, da sensible Personaldaten in wenigen, verlässlichen Händen bleiben.
Auf vollständige Daten bei jeder Rechnung achten
Das Finanzamt kennt bei fehlerhaften Pflichtangaben kein Pardon. Fehlen auf dem Beleg gesetzlich vorgeschriebene Informationen, drohen dem Aussteller nicht nur Verzögerungen bei der Bezahlung, sondern im schlimmsten Fall auch Steuernachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung.
Zu den Pflichten in jedem Dokument gehören Name und Anschrift der beiden Vertragspartner. Wichtig sind außerdem die Steuernummer und (falls vorhanden) die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Um die Rechnungen klar zuordnen zu können, braucht es außerdem ein fortlaufendes Rechnungsnummern-System, sodass jede Rechnungsnummer nur einmalig vergeben wird.
Darüber hinaus muss jede Rechnung das Ausstellungsdatum enthalten und nachweisen, wann die Leistung oder Lieferung überhaupt erfolgt ist. Die Beträge müssen dann nach Steuersetzen aufgeschlüsselt werden, sodass nicht nur der Endkunde, sondern auch das Finanzamt klaren Einblick haben.
Eine gründliche Endkontrolle vor dem Versand verhindert peinliche Korrekturschleifen mit dem Kunden und sorgt für ein professionelles Auftreten.
Warum selbst Kleinunternehmer E-Rechnungen stellen sollten
Viele Gründer und Soloselbstständige gehen davon aus, dass sie von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen sind, und wiegen sich in falscher Sicherheit. Faktisch ist es jedoch nur so, dass Kleinunternehmer nach der Umsatzsteuerregelung gewisse Ausnahmen genießen und längere Übergangsfristen gelten.
Praktisch ist es trotzdem unklug, solche Fristen auszureizen, denn E-Rechnungen machen auch bei Endkunden einen guten Eindruck. Große Geschäftskunden und Industriebetriebe haben längst auf automatisierte Workflows umgestellt und erwarten von ihren Dienstleistern digitale Datenstrukturen.
Wenn man hier weiterhin einfache Papierrechnungen oder Textdateien einreicht, wird man als Empfänger zum Verursacher von Mehraufwand im Einkauf.
Um als kleiner Betrieb im Wettbewerb zwischen Neckar und Bodensee nicht ins Hintertreffen zu geraten, lohnt sich die freiwillige, frühzeitige Umstellung. Die Einführung der E-Rechnung schafft intern schlanke Prozesse und signalisiert Geschäftspartnern Professionalität auf digitaler Höhe.
